Ricerche ed estrazioni di dati dal database delle cartelle cliniche

Medimax2ooo include una procedura che raggruppa numerose funzioni di ricerca sul database (l’insieme delle cartelle cliniche presenti, inclusi i pazienti non più assistiti).
La procedura può essere avviata soltanto quando non vi sono altre procedure attive, in particolare non deve essere aperta nessuna cartella clinica. E’ inoltre opportuno effettuare preliminarmente una revisione completa degli archivi (richiamabile dal menù “Cartelle cliniche”) per essere certi che tutte le tabelle che compongono il database siano aggiornate con gli ultimi dati inseriti.

La procedura si avvia con il pulsante con l’icona della lente d’ingrandimento presente sulla barra dei pulsanti, oppure dal menù “Ricerche” sulla barra dei menù.
Tutte le ricerche estraggono liste di pazienti che soddisfano le caratteristiche specificate.
La lista risultante dall’estrazione di assistiti che soddisfano le caratteristiche richieste può:

1) essere visualizzata (con varie possibilità di ordinamento alfabetico o numerico);
2) venire salvata su un file di Excel per ulteriori elaborazioni o condivisione con altri software;
3) essere oggetto di ulteriore ricerca “annidata”, previa selezione degli assistiti estratti;
4) costituire l’elenco delle cartelle destinatarie di un post-it personalizzato, coerente con le caratteristiche dell’estrazione effettuata.

La ricerca sui risultati di una precedente ricerca è un metodo molto efficace per l’estrazione di liste di assistiti selettive. Gli assistiti risultanti da una estrazione possono essere aggiunti a quelli di una precedente selezione, oppure rimossi dalla selezione, o costituire a loro volta una nuova selezione su cui procedere con altre estrazioni. Le combinazioni possibili sono molto numerose, anche se non tutti i dati inseriti nelle cartelle cliniche sono utilizzabili per le ricerche con questa procedura.

 Nota: la lista degli assistiti estratti con la corrente ricerca non coincide con la lista degli assistiti selezionati: si tratta di due liste indipendenti. Gli assistiti estratti possono essere aggiunti o rimossi dalla lista di quelli selezionati, oppure andare a sostituire la lista dei selezionati (in questo caso le due liste saranno almeno temporaneamente identiche.

L’intera procedura è contenuta in una unica finestra, articolata in 8 pagine.
La prima pagina offre la possibilità di ricerche sui principali dati inseriti nelle schede anagrafiche delle cartelle cliniche.
L’estrazione degli assistiti può essere fatta indicando una o più chiavi  contemporaneamente tra quelle disponibili. Se non viene immesso alcun dato, si ottiene l’estrazione di una lista coincidente con l’intero archivio delle anagrafiche degli assistiti. Le liste estratte con ciascuna ricerca vengono visualizzate in una finestra dedicata, che include i dati su cui è stata operata la selezione.

Dopo aver immesso i dati per l’estrazione degli assistiti, premendo il pulsante “Trova” si ottiene immediatamente il numero di assistiti che soddisfano le chiavi di ricerca, e vengono abilitati i pulsanti per le operazioni permesse sulla lista estratta. Nel caso della ricerca sulle anagrafiche, vi sono le 4 possibilità indicate nei pulsanti della figura accanto (in quasi tutte le schede c’è inoltre l’opzione “Rimuovi dalla selezione”. L’aggiunta alla selezione permette di combinare estrazioni effettuate in successione perché su chiavi diverse (ad esempio le donne di oltre 50 anni e gli uomini di oltre 40, e così via).

Se non vi sono assistiti già selezionati per precedente estrazione, il pulsante “Aggiungi alla selezione” equivale a quello “Seleziona assistiti”, altrimenti sostituisce la selezione preesistente con quella appena ottenuta. La lista degli assistiti selezionati è quindi indipendente da quella ottenuta dalla singola estrazione e può essere visualizzata separatamente con il pulsante “Elenco selezionati”, in basso a sinistra sul fondo della finestra principale. La finestra degli assistiti selezionati può essere tenuta aperta anche mentre si effettuano altre estrazioni (incluse quelle sugli assistiti selezionati) e si aggiorna automaticamente. La lista dei selezionati può essere manipolata smarcando singoli nominativi, che vengono così esclusi dalla selezione.

La pagina “Abitudini/Peso” estrae liste di assistiti in base all’abitudine al fumo o al valore dell’indice di massa corporea (BMI).

In entrambi i casi è possibile ricercare assistiti in cui l’abitudine tabagica o il BMI non sono registrati (soggetti con dato mancante nella cartella clinica). Oltre che a fini di audit, questo tipo di ricerca permette di selezionare assistiti nella cui cartella può essere automaticamente immesso un “post-it” che ricordi, alla successiva apertura, di registrare il dato mancante. L’invio di un post-it alle cartelle degli assistiti selezionati, si effettua dalla pagina “Azioni”.

Il box centrale (presente anche nelle altre pagine) permette di affinare la ricerca per età/sesso, o tipologia di assistiti (attuali, ex o tutti). Se vi sono assistiti selezionati in precedenza, indipendentemente dal metodo con cui è avvenuta la selezione, si può effettuare la ricerca solo su quelli. In tal caso sarà abilitata la voce “Assistiti selezionati”, come appare nella figura accanto.

Se si sceglie di fare una nuova estrazione sugli assistiti selezionati, le voci di età e sesso vengono disattivate (se interessa una selezione per età e sesso va quindi compiuta all’inizio, con una preliminare estrazione e selezione per dati anagrafici).

La pagina successiva permette estrazioni sulla lista dei problemi (testo contenuto — anche solo in parte — nei  problemi attivi o inattivi), oppure sul rischio assoluto cardiovascolare ottenuto mediante l’equazione dell’Istituto superiore di sanità.
L’estrazione per problema attivo o inattivo (ma la ricerca può essere fatta contemporaneamente su  entrambi), oltre che testuale può essere basata sul codice ICPC con cui è stato eventualmente codificato il problema.

L’estrazione per rischio cardiovascolare assoluto (maggiore o minore del valore immesso) prevede anche la possibilità di visualizzare gli assistiti in cui mancano dati per il calcolo del rischio. Anche in questo caso, si tratta di una opzione che può essere finalizzata ad audit o all’invio di un post-it alle cartelle cliniche in cui mancano i dati per il calcolo. Le estrazioni sul rischio cardiovascolare interessano solo soggetti di età da 35 a 69 anni (o contenute all’interno di questo range).

La pagina successiva “Esami” permette di estrarre liste di assistiti che hanno l’ultimo valore (o un qualunque valore) dell’esame di laboratorio prescelto maggiore o minore (selezionando con l’apposito pulsante “>“ o “<“) del valore immesso. Nel caso che si selezioni “Tutti i valori”, è ovviamente possibile che il medesimo assistito compaia più volte nella lista, e quindi che il numero di “trovati” sia anche di molto superiore al numero degli assistiti estratti. Questo fatto è ovviamente ininfluente per l’eventuale selezione degli assistiti.

 

Al momento la ricerca sugli esami di laboratorio è limitata solo ad alcuni degli esami inseriti nella scheda degli esami metabolici, mentre non sono attive ricerche su esami strumentali. Ricerche su altri esami saranno implementate in seguito. Anche in questo caso c’è la possibilità di ricercare assistiti che non hanno registrazioni di un determinato esame nella cartella clinica. La selezione per periodo è facoltativa. Un esempio di utilizzo di questa modalità di ricerca può essere l’individuazione di soggetti diabetici (selezionati da una ricerca sui problemi) che non hanno un’emoglobina glicata negli ultimi 6 mesi, o di soggetti obesi che non hanno fatto una glicemia negli ultimi due anni.

Le ricerche sulle impegnative sono di tipo testuale: si ricercano parti di testo contenuti nelle impegnative archiviate. E’ possibile ricercare anche blocchi di testo indipendenti, separandoli con una virgola l’uno dall’altro nel campo “Testo” dove viene immessa la chiave di ricerca. Ad esempio, immettendo FT3, FT4, TSH, saranno trovate tutte le impegnative che contengono almeno uno dei tre esami.
Nella finestra di visualizzazione è possibile visualizzare il testo delle singole impegnative trovate, scorrendole una ad una. Questo tipo di ricerca è stato realizzato per consentire estrazione di dati per progetti finalizzati richiesti in alcune ASL.

Il risultato di questa ricerca prevede la possibilità (finché non viene effettuata un’altra ricerca sulle impegnative) di visualizzare l’elenco ottenuto anche in sessioni successive, e di inserire una annotazione sulle singole impegnative (utile ad esempio per evidenziare prescrizioni indotte di esami). L’ultima estrazione effettuata si richiama col pulsante “Visualizza ultima ricerca”.

Le ricerche sui farmaci prescritti avvengono sulle registrazioni delle terapie (croniche ricorrenti e a termine, selezionabili anche singolarmente), in atto e/o sospese.

La ricerca può essere effettuata per specialità farmaceutica, principio attivo o codice ATC, e prevede la possibilità di estrarre anche pazienti che non assumono i farmaci indicati come chiave della ricerca.

 

La combinazione di queste funzioni assieme al risultato delle ricerche effettuate con le procedure precedenti, ha rilevanti implicazioni pratiche.
 

Esempio: Si immagini ad esempio una sequenza che proceda dalla estrazione degli assistiti di età oltre 50 anni sulla scheda anagrafica, che vengono poi selezionati. Sulla lista selezionata si possono cercare, dalle ricerche sui problemi, i diabetici. Selezionando i pazienti risultanti, si possono cercare e selezionare quelli che NON assumono warfarin, quindi ricercare sulla selezione così ottenuta quelli che non assumono un qualunque antiaggregante, con una nuova ricerca con chiave “non assumono” e codice ATC C10AA (antiaggreganti). La lista così ottenuta (che può essere ulteriormente affinata rimuovendo dalla selezione ad esempio i pazienti con ulcera o gli ultra-90enni) può divenire il target di un post-it che contenga la dicitura “Perché non assume antiaggreganti?” e che può essere inviato automaticamente a tutte le cartelle corrispondenti, mediante la funzione contenuta nella pagina “Azioni” della procedura.

 

 

L’immagine accanto mostra la procedura “Azioni”: dopo aver ottenuto la selezione finale desiderata dei pazienti, premendo il pulsante “Inserisci post-it nelle cartelle”, si può immettere il testo ed inviarlo.
Medimax2ooo manda un messaggio di avviso e richiesta di conferma se il numero di post-it da inviare è superiore a 50.

Il post-it può essere eventualmente evidenziato con un fondo rosso, anziché il consueto giallo, premendo il pulsante “Post-it rosso” prima di “Invia”.
Il post-it è corredato da un codice identificativo, che permette eventualmente di rimuovere in seguito il testo del post-it da tutte le cartelle (ad esempio perchè errato o superato). E’ opportuno quindi non eliminare il codice dai post-it. 
La rimozione (che si compie dalla pagina seguente “Gestione post-it” elimina solo il testo immesso e non l’intero post-it. E’ comunque possibile cancellare i post-it che non interessano più all’apertura delle singole cartelle.

 
Dalla pagina “Gestione post-it” è possibile visualizzare l’elenco di tutti i post-it inviati automaticamente, il numero di cartelle a cui sono stati inviati e il testo contenuto. Il campo “Origine” (non visualizzabile nella versione 5.0) contiene il “log” della ricerca, cioè le chiavi con cui si sono operate per passi successivi le estrazioni, e quindi le caratteristiche degli assistiti selezionati.

 

La penultima pagina della procedura (non illustrata) presenta soltanto dei pulsanti che aprono una finestra con la lista degli accessi in studio. E’ possibile avere l’elenco degli assistiti visti nel giorno stesso, dall’inizio della settimana, dall’inizio del mese, dell’anno, o tutti gli accessi registrati (in quest’ultimo caso vi sono ulteriori funzioni di selezione). In ogni caso viene riportata l’ora di entrata e di uscita del paziente, la durata della consultazione, i motivi dell’accesso e se si tratta di accesso diretto o indiretto.