Medimax2000 - collegamento a PC secondari

Rete e collegamento a PC secondari

Medimax2000 non lavora in rete: il database è accessibile ad un solo utente alla volta. Si tratta di un limite superabile per quanto riguarda la situazione più comune: quella di un MMG che lavori con una segretaria su una seconda postazione, per cui due copie di Medimax200 su due diversi PC vengono aggiornate in contemporanea ma con dati diversi.

In tale caso, è possibile configuare il PC del medico come postazione principale e quello della segretaria come postazione secondaria. Ciò consente di trasferire dati da un PC all'altro, attraverso una connessione di rete locale, senza perdere nessun dato e solo premendo un pulsante.

NOTA BENE: il collegamento tra i due PC, della segretaria e del medico, deve prevedere una condivisione in rete della cartella di Medimax2000 sul PC della segretaria in LETTURA E SCRITTURA.

Questo viene definito ad esempio aprendo Esplora Risorse di Windows; si trova nell'elenco delle cartelle la cartella di Medimax e cliccando con il tasto destro del mouse sul nome della cartella, si aprono le Proprietà, e quindi la pagina "Condivisione", in cui vanno marcati i box come nella figura a destra.

I dati inseriti dal medico

Il MMG inserisce durante il lavoro dati nelle cartelle cliniche. Non è necessario che siano tutti condivisi dalla segretaria, che ad esempio non ha bisogno di accedere ai diari delle visite o alla lista dei problemi, anche per motivi di riservatezza circa dati sensibili.

Il medico effettua variazioni e aggiornamenti delle terapie (incluse le reazioni avverse da farmaci), degli esami programmati, e può decidere di inviare post-it su ciascuna cartella clinica come memo per la segretaria.

L'immissione nel database di nuovi pazienti, attraverso la procedura di creazione di una nuova cartella clinica, può avvenire su Medimax2000 solo sul PC del medico: la segretaria non può immettere dalla sua postazione nuovi pazienti. Ciò vale anche per le esenzioni ticket, che fanno parte della scheda anagrafica (in realtà la segretaria può immettere esenzioni ticket, ma verranno poi sovrascritte quando il medico trasferirà le anagrafiche dal suo PC a quello della segretaria, per cui è necessario che le esenzioni ticket siano aggiornate anche sul PC del medico).

Altre operazioni che possono essere compiute solo sul PC del medico (cioè di cui è previsto il trasferimento solo dal PC del medico a quello della segretaria) sono:

la personalizzazione dei testi delle impegnative predefinite
la personalizzazione dei testi dei certificati predefiniti
l'aggionamento della lista delle esenzioni ticket

L'immissione di dati delle visite in assistenza domiciliare (ADI, ADP, case di riposo), e l'immissione di PPIP (Prestazioni di Particolare impegno Professionale), si può fare indifferentemente su un PC o sull'altro, ma i dati non vengono trasferiti dal PC in cui sono registrati all'altro. In linea generale, dato che le PPIP vengono effettuate nel corso delle visite, si consiglia che sia il medico a registrarle sul suo PC, per cui il report mensile da inviare alla ASL verrà stampato dal PC del medico.

Il MMG non ha alcun limite nell'immisione di dati: può aggiornare autonomamente ogni scheda della cartella clinica e compiere tutte le operazioni previste dal programma.

I dati inseriti dalla segretaria

A sua volta, la segretaria di norma immette sul suo PC una serie di dati, quali:

referti di esami strumentali (inclusi PAP-test, mammografie, ecografie mammarie, colposcopie e spirometrie)
referti di tutti gli esami di laboratorio
referti di dimissione ospedaliera
referti di consulenze specialistiche
può inserire pressioni arteriose derivanti dall'automonitoraggio del paziente

Oltre a ciò, la segretaria di norma stampa ricette, impegnative e certificati, che vengono archiviati.

Tutti questi dati immessi dalla segretaria debbono essere resi disponibili al medico, confluendo nelle schede della cartella clinica o negli archivi delle prescrizioni e certificazioni prodotte.

Dei dati inseriti dal medico, debbono confluire sul PC della segretaria necessariamente le variazioni anagrafiche (inclusi i nuovi pazienti), le variazioni di terapia (incluse le reazioni avverse da farmaci, la cui segnalazione deve comparire al momento di una eventuale prescrizione), le variazioni di esami programmati, le schede delle gravidanze (per l'esenzione ticket legata alla settimana di gravidanza) e i post-it per la segretaria.

Il flusso di dati tra i due PC

Questo tipo di organizzazione descrive il flusso di dati in entrambe le direzioni: il Medico recupera tutti i dati immessi dalla segretaria (nelle schede dette) che vengono AGGIUNTI ai propri, e invia al PC della segretaria le variazioni anagrafiche, delle esenzioni ticket, delle terapie, (incluse le reazioni avverse da farmaci), gli esami programmati, i dati delle gravidanze (necessari per l'esenzione ticket basata sulla settimana di gravidanza) e i post-it destinati alla segretaria, che SOSTITUISCONO integralmente i medesimi dati presenti nel PC della segretaria. Altri dati immessi dal medico (diari, visite, schede di follow up, lista dei problemi e così via, non vengono trasferiti al PC della segretaria, che non ne ha bisogno e non è tenuta a conoscerli. Se il medico inserisce referti, questi saranno solo sul suo PC e non arriveranno a quello della segretaria. La segretaria non disporrà inoltre nei suoi archivi delle prescrizioni di farmaci o impegnative fatte dal PC del medico.

Per garantire il corretto flusso di dati, Medimax2000 deve riconoscere se il PC su cui sta girando è la postazione del medico (principale) o quella della segretaria (secondaria).

Ciò viene fatto assegnando alla postazione del medico il numero 01 e a quella della segretaria il numero 02.

L'assegnazione della postazione va quindi fatta su entrambi i computer, e si può fare da due punti diversi di Medimax2000:

1) dalla procedura "Stampanti, ricettario e rete" del menù Impostazioni

2) dalla scheda anagrafica del medico utente

Sul PC del medico va anche immesso il percorso di rete del PC della segretaria: il flusso di dati viene infatti attivato sempre e solo dal PC del medico.

Il percorso di rete al PC della segretaria deve puntare alla cartella DATA\IMPEXP di Medimax2000 del PC della postazione 02. Accedendo con Esplora Risorse di Windows alle "Risorse di Rete" si può localizzare il PC secondario, la cartella dove è installato Medimax2000 e leggere l'intero percorso che andrà inserito nel campo "Percorso del server (postazione 02)". Il pulsante "Test" permette di verificare che la connessione sia attiva. Il percorso di rete inizia con una doppia barra, seguita dal nome del PC, quindi può essere presente la lettera del disco, la cartella di Medimax2000 e la cartella DATA con la sottocartella IMPEXP.

Se il PC della segretaria si chiama "segreteria" e Medimax200 è installato sulla omonima cartella, il percorso sarà ad esempio simile a questo:

\\segreteria\Medimax2000\DATA\ImpExp\

Sul PC della segretaria, oltre a settare la postazione secondaria 02, bisogna fare in modo che i dati da trasferire al PC principale siano solo quelli immessi da quel momento in poi.

Questo si fa con il pulsante in basso "Esegui", che è attivo solo sulla postazione 02.

Solo dati inseriti da questo momento in poi dalla segretaria (nelle schede dette) verranno così trasferiti - a richiesta - sul PC del medico.

NOTA: Il settaggio della postazione 02 va fatto con la procedura Impostazioni stampanti, ricettario e rete (rappresentata in figura) e non dalla scheda anagrafica del medico, per la necessità di contrassegnare i dati del PC 02 come da non esportare in quanto già presenti sul PC 01.

I due PC della segretaria e del medico saranno all'inizio allineati, cioè conterranno i medesimi dati. Se veniva utilizzata la vecchia procedura ImpExp, si dovrà procedere al recupero dei dati dal PC della segretaria utilizzandola per l'ultima volta. Se non è mai stata usata la procedura ImpExp (rilasciata con la versione 3 di medimax2000), conviene allineare i due PC del medico e della segretaria copiando l'intera cartella DATA del PC del medico sul PC della segretaria, all'interno della cartella di Medimax2000, in modo da sovrascriverla.

Fatto questo, basta settare il numero di postazione su ciascun PC, e cliccare il pulsante "Esgui" sul PC 02, mentre sul PC 01 si immetterà il percorso alla postazione 02.

Da questo momento in poi, il trasferimento dei dati dal PC della segretaria a quello del medico potrà essere attivato dal medico, senza bisogno di ripetere più il procedimento.

NOTA BENE: dopo aver cambiato la postazione a 02 (anche se in precedenza non era stata indicata) bisogna effettuare una revisione degli archivi, altrimenti si genera un errore al primo inserimento di dati. Il pulsante "Esegui" nella procedura di impostazione deve essere usato solo al momento dell'impostazione del PC 02, poi non va più utilizzato (l'allineamento avviene solo all'inizio).

Trasferimento dei dati immessi dalla segretaria al PC del medico

I dati immessi dalla segretaria non vengono trasferiti immediatamente sul PC del medico. Ciò avviene solo quando il medico li chiama premendo un apposito pulsante sulla barra dei pulsanti (figura a sinistra). Questo pulsante è attivo solo quando non è aperta nessuna cartella clinica.

La finestra che si apre sulla parte sinistra dello schermo mostrerà il numero di dati importati. Per seguitare a lavorare deve essere chiusa con il pulsante in basso.

In questo modo si importano tutti i dati immessi dalla segretaria fino a quel momento.

Una procedura analoga permette di importare i dati solo del paziente di cui è aperta la cartella, sempre sul PC del medico. Il pulsante è presente in basso a sinistra sulla scheda anagrafica del paziente, come mostrato nella figura successiva.

Il trasferimento di dati dal PC della segretaria a quello del medico è possibile anche mentre la segretaria sta lavorando.

I dati immessi dalla segretaria in una cartella clinica possono però essere trasferiti al PC del medico solo al termine dell'immissione, quando la cartella viene chiusa.

NOTA: se la segretaria corregge un dato immesso per errore o cancella una registrazione, senza aver chiuso la cartella su cui stava lavorando, il trasferimento dei dati al medico avverrà con la correzione effettuata. Se invece la correzione viene fatta riaprendo la cartella dopo averla chiusa, non avrà alcun effetto sui dati già trasferiti (anche se il medico non li ha ancora richiamati) e rimarrà solo sul PC della segretaria. Perciò è importante istruire la segretaria a tenere nota di eventuali errori di immissione non corretti prima della chiusura della cartella, perchè le correzioni debbono essere ripetute manualmente sul PC del medico.

Trasferimento di dati dal PC del medico a quello della segretaria

I dati che il medico può far trasferire sul PC della segretaria sono le anagrafiche dei pazienti, le esenzioni ticket di ciascun paziente, l'elenco generale delle esenzioni ticket esistenti, le schede delle gravidanze, le terapie, le reazioni avverse da farmaci, le personalizzazioni dei certificati predefiniti e delle impegnative predefinite, i post-it e gli esami programmati.

Il trasferimento di dati dal PC del medico a quello della segretaria avviene per SOSTITUZIONE (sovrascrittura) dei relativi file, a differenza del trasferimento dal PC della segretaria a quello del medico, che avviene per AGGIUNTA delle nuove registrazioni immesse dalla segretaria a quelle già presenti sul PC del medico.

Ciò implica che se, ad esempio, la segretaria ha inserito un farmaco nella scheda delle terapie per stampare una ricetta, oppure ha modificato qualche dato in una scheda anagrafica o sulle esenzioni ticket, se le stesse modifiche o inserimenti non sono stati fatti ANCHE sul PC del medico, non saranno più visualizzati.

NOTA: Questi dati possono essere trasferiti dal PC del medico a quello della segretaria solo quando Medimax2000 sul PC della segretaria è chiuso, altrimenti si genera un errore e Medimax2000 si chiude. Inoltre nessuna cartella clinica sul PC del medico deve essere aperta.

NOTA: I due PC debbono avere la medesima versione di Medimax (lo stesso aggiornamento), altrimenti Medimax2000 impedisce di trasferire i dati per non corromepere il database. Dopo essere stato aggiornato, Medimax2000 richiede sempre una revisione degli archivi, quindi se entrambe le copie - del medico e della segretaria - sono state aggiornate, deve essere stata anche effettuata una revisione completa degli archivi, altrimenti non può avvenire il trasferimento (in nessuna delle due direzioni).

Il trasferimento di norma si effettua alla fine di una sessione di lavoro. Avviene avviando la procedura apposita richiamabile dal menù "Cartelle cliniche" sul PC del medico. Il medico ha la possibilità di trasferire dati in modo selettivo, utilizzando le caselle marcate nell'elenco che compare nella finestra di trasferimento.

Nella finestra accanto sono marcate tutte le caselle: ciò significa che si ha un trasferimento completo di tutti i dati indicati dal PC del medico a quello della segretaria.

I box nella finestra sono tutti contrassegnati all'avvio della procedura, perchè di norma si trasferiranno tutti, ma si può togliere il segno di spunta su dati che non si desidera trasferire, ad esempio perché non sono state fatte variazioni (come avviene in genere per i testi delle impegnative, dei certificati predefiniti e per l'elenco dei codici delle esenzioni ticket).

Le esenzioni ticket di ciascun paziente vengono trasferite automaticamente se si trasferiscono le anagrafiche, quindi non c'è un'opzione specifica per questo. Idem per le reazioni avverse da farmaci, che si trasferiscono unitamente alle terapie.

I farmaci con codice ATC G04BE sono quelli usati per la disfunzione erettile. L'opzione di non trasferirli sul PC della segretaria è data perchè alcuni pazienti possono desiderare che solo il medico sia a conoscenza della loro prescrizione.

Le schede della gravidanza vanno solitamente trasferite perchè dalla settimana di gravidanza dipende l'apposizione dell'esenzione ticket sulle impegnative, specificando la settimana di gravidanza. Dato che la segretaria stampa di norma impegnative per gli esami di monitoraggio della gravidanza, deve disporre di questo dato. Il trasferimento è necessario solo se sono state inserite nuove gravidanze dopo il trasferimento precedente (la settimana di gravidanza verrà ricalcolata automaticamente sul PC della segretaria).

Nota: Delle registrazioni di peso e altezza degli assistiti (accluse alla scheda delle abitudini e dati antropometrici) è previsto il trasferimento (non presente nell'immagine) perché Medimax2ooo calcola automaticamente la clearance della creatinina in base a questi dati e alla creatininemia quando vengono inseriti esami di laboratorio. Se nel PC della segretaria non sono presenti dati aggiornati sul peso del paziente, la clearance calcolata (che sarà trasferita con gli esami metabolici sul PC del medico) può essere errata.

Nella finestra si vede il risultato finale del trasferimento, che si attiva premendo il pulsante "Trasferisci". Il trasferimento può richiedere normalmente anche 2-3 minuti, in dipendenza della velocità della connessione di rete e delle dimensioni dei file da trasferire.

Nel corso del trasferimento, appare nella casella in basso della finestra la progressione del trasferimento (il tipo di dati).

NOTA: Con la versione 6.2 il trasferimento al PC secondario (segreteria) è stato ampliato a numerose schede aggiuntive rispetto alla versione 6.1, consentendo un sostanziale allineamento dei due PC in entrambe le direzioni: oltre ad anagrafica, esenzioni ticket, terapie, allergie ed esami programmati, è possibile trasferire al PC secondario anche esami di laboratorio, strumentali, spirometrie, consulenze, pressioni arteriose, diario clinico, diario del diabete, monitoraggio TAO, lista dei problemi, ecc. Vengono allineati anche gli archivi di ricette, impegnative e certificati. L'allineamento avviene per sovrascrittura dei files presenti sul PC della segretaria. Se si effettua il trasferimento dal PC del medico (postazione 01) a quello della segretaria (postazione 02) prima di aver recuperato i dati immessi dal PC della segretaria, è sempre possibile recuperarli senza alcuna perdita.